چگونه از نرم افزار سازمانی بیشترین بازدهی را به دست آوریم؟

آیا برای مدیریت گردش ‌کار در کسب‌وکار خود به نرم افزار سازمانی متعدد و مختلفی متکی هستید؟ آیا سیستمی برای حسابداری و سیستم دیگری برای خرید و فروش دارید؟ وجود بخش‌ها و تیم‌های جدا از هم در یک بیزنس می‌تواند خسته‌کننده و از آن بدتر، پر هزینه باشد. خوشبختانه این روزها می‌توانید یک راه‌حل ERP داشته باشید که تمام فرایندها و گردش‌های کاری پروژه را خودکار می‌کند و مدیریت کسب‌وکار روزانه‌ی شما را کارآمدتر خواهد کرد. ما در این مقاله سعی می‌کنیم از توصیه برترین مشاورین مدیریت استفاده کنیم و توضیح دهیم که چگونه از نرم افزار سازمانی خود بیشترین بازدهی ممکن را به دست آورید.

ادغام پلتفرم‌های متعدد

زمانی که یک شرکت از پلتفرم‌های نرم‌افزاری متعدد و متفاوت مانند پلتفرم‌های ERP، CRM، ابزارهای پیام‌رسانی فوری و پلتفرم‌های ابری استفاده می‌کند، زمان، انرژی و هزینه‌ی بسیاری به هدر خواهد رفت. یکی از مهم‌ترین معایب این روش، ایجاد اختلال در همکاری و ارتباطات است. یک مطالعه همچنین نشان داده است که وقتی یک کارمند بین پلتفرم‌ها جابجا می‌شود، تقریبا 15 دقیقه طول می‌کشد تا دوباره تمرکز خود را به دست آورد.

راه‌حل این مشکل در قالب نرم افزار سازمانی سفارشی است که تمام ویژگی‌ها، عملکردها و ابزارهایی را که یک شرکت به آن نیاز دارد را در خود گنجانده باشد. در فضای IT ایران، نرم افزارهای همکاران سیستم از معدود تولیداتی است که به این یکپارچه‌سازی و ادغام برای افزایش کارایی و بهره‌وری رسیده است.

تمرکز ابزارهای پیام‌رسانی و مدیریت پروژه در نرم افزارهای سازمانی

هنگامی که ارتباط بین همکاران از طریق پلتفرم‌های پیام‌رسانی متعدد صورت گیرد، زمان بسیاری هدر رفته و بازدهی مختل خواهد شد. با متمرکز کردن این ارتباطات در بستر یک نرم افزار سازمانی واحد که ابزار مدیریت پروژه هم در آن نهفته می‌توانید ارتباطات کاری را موثرتر و بهینه سازید. بنابراین هنگامی که به دنبال خرید نرم افزار سازمانی هستید، حتما به این نکات دقت داشته باشید.

گردش کار و قابلیت اتوماسیون فرایند‌های کسب‌وکار

نرم افزارهای سازمانی بایستی بتوانند اتوماسیون را هم برای فرایندهای مختلف یک کسب‌وکار به ارمغان آورند. با خودکارسازی فرایندها و گردش‌های کاری، یک کسب‌وکار می‌تواند بخشی از بار کاری کارمندان را کاهش داده و به آن‌ها اجازه دهد که روی وظایف مختلف سطح بالاتر تمرکز کنند.

اتوماسیون گردش کار و فرایندهای موجود در بیزنس علاوه بر حذف خطاهای انسانی، روحیه‌ی آن‌ها برای پرداختن به کارهای مهم‌تر را فراهم خواهد کرد. نرم افزارهای موسسه همکاران سیستم، نرم افزار سپیدار و نرم افزار راهکاران از جمله محصولاتی است که در سازمان‌ها می‌توانند کارهای یکنواخت، تکراری و خسته‌کننده را با اتوماسیون جایگزین نمایند.

ویژگی‌های یک نرم‌ افزار سازمانی خوب و با بازدهی بالا چیست؟

اگر برای کسب‌وکار خود به دنبال یک نرم افزار سازمانی خوب هستید که مشابه استخدام یک متخصص در یک شرکت خدمات حسابداری بیشترین بازدهی ممکن را هم داشته باشد، حتما به خاطر داشته باشید که ویژگی‌های آن چنین است:

• نرم‌افزار باید توانایی پردازش، ویرایش و ذخیره‌ی حجم زیادی از داده‌ها را داشته باشد به همین خاطر بایستی در ساخت آن از جدیدترین تکنولوژی‌ها استفاده شود.
• نرم‌افزار باید بتواند فرایندهای تجاری، از پشتیبانی کسب‌وکار گرفته تا سیستم حسابداری را تا حد زیادی اتوماتیک کند.
• نرم‌افزار بایستی امکان فعالیت از راه دور را فراهم کند.
• یکی دیگر از ویژگی‌های یک نرم افزار سازمانی این است که مقیاس‌پذیر باشد. ممکن است نیازهای یک سازمان در طول سال تغییر کند. نرم‌افزار بایستی توانایی سازگاری با شرایط جدید را داشته باشد. اصولا نرم‌افزارهایی که در فضای ابری اجرا می‌شوند، این قابلیت را خواهند داشت. برای مثال نرم افزارهای همکاران سیستم تحت وب از این قبیل است.
• نرم‌افزار باید در راستای هدف اصلی شرکت کار کرده و دستیابی به این مقاصد را تسهیل کند.
• و در نهایت لازم است یک بار دیگر به این موضوع اشاره کنیم که یک نرم افزار سازمانی خوب بایستی بخش‌های مختلف یک سازمان را به صورت یکپارچه در خود داشته باشد.

سخن پایانی

اینها تنها برخی از نکاتی بود که بایستی برای داشتن بیشترین بازدهی از نرم افزار سازمانی در نظر داشته باشید. اما بهترین کار این است که حتما برای بیزنس خود از یک نرم‌افزار مناسب که هم فرایند توسعه و هم فرایند نصب و استقرار آن به بهترین شکل طی شده استفاده کنید. نرم افزارهای همکاران سیستم یکی از همین گزینه‌های حرفه‌ای و مناسب پیش‌روی شماست که علاوه بر یکپارچگی، مقیاس‌پذیری و انطباق با اشکال مختلف کسب‌وکار را در خود گنجانده. شما می‌توانید برای کسب اطلاعات بیشتر به سایت دانا راهبرد مراجعه کنید.